Überzeuge Sponsoren von Deiner Konferenz

Es gibt unzählige Konferenzen und Meetings auf der Welt. Die Nachfrage ist scheinbar gewaltig. Einer der Fragen ist jedoch, wie diese Veranstaltungen finanziert werden. Es ist nicht profitabel eine Veranstaltung auszurichten und es komplett aus den Einnahmen der Teilnehmer oder gar selber zu zahlen. Daher ist es enorm wichtig mit Sponsoren und Partner zusammenzuarbeiten. Schaffe hierbei eine Win-Win-Situation! Dir soll es dabei helfen zumindest eine schwarze Null zu schreiben, besser noch einen Gewinn zu erzielen. Der Partner profitiert, indem er seine Reichweite sowie Markenbekanntheit erhöht.

Um diese Situation herbeizurufen müssen zu aller Erst die richtigen Sponsoren und Partner angesprochen werden. Es hilft keinem eine Partnerschaft einzugehen, die zwar den monetären Aspekt bedient, hier jedoch keinerlei Bezug zur Veranstaltung aufweist.

Wie finde ich die passenden Sponsoren und Partner?

Partnerschaften mit Sponsoren sind eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg eines Events. Um den richtige Sponsor zu finden, ist zunächst eine umfangreiche Recherche notwendig, denn nicht alle Unternehmen kommen als potenzielle Sponsoren für Deine Veranstaltung in Frage. Sie müssen zu Dir, Deinem Image, aber auch zu Deinen Teilnehmern passen. Aus diesem Grund solltest Du Deine Sponsoren so heterogen aussuchen, wie es auch Deine Teilnehmer sind. Der richtige Sponsoren-Mix hängt weiterhin von den folgenden Faktoren ab:


Faktoren zur Sponsorenauswahl
Faktoren zur Sponsorenauswahl

Die Berücksichtigung dieser vier Faktoren gibt Dir einen konkreten Aufschluss über Deinen idealen Sponsor.

Wie überzeuge ich Sponsoren?

Es ist immer sinnvoll, sich vor der ersten Ansprache sogenannte Sponsoring-Pakete zu erstellen. Erstelle ein Exposé mit verschiedenen Angeboten, deren Umfang, Leistungen und Preise dort aufgelistet und gestaffelt werden. Dadurch präsentierst Du Dich professionell und vorbereitet gegenüber Deinem potenziellen Sponsor. Trotzdem solltest Du Spielraum für einen individuellen Vertrag lassen, um damit Deinem Sponsor nochmals Wertschätzung zu vermitteln. Jeder Sponsor hat unterschiedliche Präferenzen und braucht daher individuelle Lösungen. Dies könnte ein entscheidender USP werden, um den Partner zu überzeugen.

''Be clear about your goal but be flexible about the process of achieving it''

- Brian Tracy, Success Expert and Entrepreneur


Sei Dir dessen bewusst, was Du mindestens erreichen willst, bleibe jedoch flexibel in Deiner Ansprache sowie der endgültigen Gestaltung des Sponsoring Paketes.

Was wollen Sponsoren als Gegenleistung?

Viele Veranstalter machen den Fehler, dass sie sich bei der Sponsorensuche nur um ihre eigenen Interessen kümmern und die Ziele der Sponsoren dabei vollkommen außen vor lassen. Diese Denkweise führt langfristig nicht zum Erfolg.

Auch das Sponsoring beruht auf dem Prinzip des Angebots und der Nachfrage. Wer Sponsoren für sich gewinnen möchte, muss ihnen etwas bieten können. Es ist sehr wichtig, dass dem Unternehmen Anreizsysteme und Perspektiven beim Sponsoring aufgezeigt werden.

Dies kann zum einen durch die Verwendung der Firmenlogos auf allen Flyern, Broschüren, Roll-Ups, T-Shirts, Eintrittskarten oder ähnlichem erfolgen. Des Weiteren kann eingeräumt werden eigene Flyer und Informationsmaterialien auszulegen, um Präsenz zu zeigen. Je nach Veranstaltung, kann dem Sponsor auch ein Vortrags-Slot angeboten werden.

Ebenfalls sehr gefragt ist die wechselseitige Werbung. Hierbei können verschiedene Statements und Zitate über die Zusammenarbeit ausgetauscht und auf den Webseiten veröffentlicht werden. Auch eine Content Partnerschaft untereinander ist sehr weit verbreitet und wird immer öfter gesehen.

Wie schon erwähnt, sollte bei der Sponsorensuche auch auf die gemeinsame Zielgruppe geachtet werden. Das kann nicht nur Dir helfen, sondern auch die digitale Reichweite Deines potenziellen Sponsors erweitern. Auch das ist eine sehr wichtige Komponente bei den Verhandlungen mit den Partnerunternehmen. Die Wahrscheinlichkeit, dass es zu einer Zusammenarbeit kommt ist höher, wenn das Sponsor-Unternehmen ebenfalls von Deiner Zielgruppe profitiert, seine Produkte/Dienstleistungen auf der Konferenz platzieren und somit auch die Reichweite steigern kann.

Mindestens genauso wichtig, wie das Zielgruppen-Matching, ist die Relevanz der Produkte oder Dienstleistungen für Deine Kunden. Dein Angebot wird erst dann für den Sponsor interessant, wenn eine Relevanz seiner Angebote bei Deiner Zielgruppe gegeben ist. Der Mehrwert ist genau dann am größten, wenn der Bedarf nach dem Produkt in dem Moment der Veranstaltung am höchsten ist: z.B. Getränkehersteller bei Sportveranstaltungen oder Beratungshaus bei einer Digitalisierungskonferenz.

Zusammenfassend ist die Vernetzung von den Sponsoren mit den Teilnehmern ein essentieller Punkt bei der Entscheidung für oder gegen das Sponsoring.

Wie vernetze ich die Sponsoren mit meinen Teilnehmern?

Wie bereits berichtet, besteht ein Spannungsfeld zwischen dem Organisator, den Partnern, Sponsoren und Speakern sowie den Teilnehmern. Alle Parteien haben individuelle Wünsche, die es gilt zu erfüllen.

Dabei hängt alles miteinander zusammen. Der Organisator muss sein Mindset dahingehend anpassen, zu verstehen, dass die Parteien nicht einzeln betrachtet werden können. Ein Speaker, Partner oder Sponsor kann nur dann überzeugt werden, wenn die richtigen und passenden Teilnehmer auf der Veranstaltung auftauchen. Umgekehrt gilt es auch die richtigen Speaker und Aussteller zu gewinnen, um den Mehrwert für die Teilnehmer zu erhöhen. Um diese Herausforderung zu meistern, sind unterschiedliche Elemente und Methoden zu beachten:

Die richtige Agenda

Dieser Punkt ist enorm wichtig, sowohl für den Teilnehmer als auch für den möglichen Sponsor. Ein Teilnehmer geht erst zu einer Konferenz, wenn er überzeugt davon ist, dass die Agenda ihm Mehrwerte verspricht; sei es in den Themen, den auftretenden Personen oder den vorgestellten Tools. Auch ein Partner, Sponsor oder Speaker sagt erst dann zu, wenn er, für sich evaluiert, eine hochklassige Veranstaltung erwartet. Dies spiegelt vor Allem die Agenda wider. Der Organisator versucht demnach direkt zu Beginn große Player und namhafte Speaker zu überzeugen, um im folgenden Akquise Prozess mit diesen zu werben.

Raum für Austausch und Networking

Eines der Gründe für Konferenzen ist der Erfahrungsaustausch und das Networking. Der Teilnehmer kann hier seinen Horizont und das Mindset erweitern, Lösungen für seine Herausforderungen entdecken und vielleicht sogar neue Felder für sein Business entdecken. Der Aussteller, Partner und Sponsor kann natürlich bei solchen Networking-Veranstaltungen sein Produkt oder Dienstleistung viel besser vorstellen und vermarkten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten solche Networking Räume zu gestalten und den Austausch zu fördern. Darüber gibt es enorm viele Artikel im Web, die genau auf die Formate eingehen, um das Networking zu stärken. Nur einige Beispiele im Folgenden:

Präsentationsfläche für die Aussteller und Partner

Damit die Teilnehmer den Partner, Sponsor oder den Aussteller wahrnehmen, muss demjenigen eine Fläche geboten werden. Dabei sollte auf eine 08/15 Aufteilung á la ''10 Stehtische in einer Reihe'' verzichtet werden. Das macht weder dem Teilnehmer noch dem Aussteller Spaß. Hier gilt es sich zu Gunsten der Partner und der Teilnehmer abzuheben. Versuche beispielsweise eine Fläche im Kaffeebereich bereitzustellen, die nicht direkt den Eindruck erweckt ''hier will ich Dir was verkaufen''. Gebe dem Aussteller eine Möglichkeit es als eine Art Lounge zu gestalten, um eine Wohlfühlatmosphäre zu kreieren. Es gibt unzählige Möglichkeiten eine Fläche anders zu gestalten als es bei jeder anderen Konferenz der Fall ist. Mit Kleinigkeiten fühlen sich Teilnehmer direkt viel wohler und interagieren auch mehr und offener mit den Partnern.

Digitale Event Tools

In der Zeit der Digitalisierung, bei der gefühlt jeden Tag ein neues Tool auf dem Markt erscheint und Neuerungen publiziert werden, setzen die meisten Menschen voraus digitale Tools in jeder Lebenslage zu verwenden. Das sollte in der Veranstaltungsbranche nicht fehlen. Die Tools können dabei helfen Deine Partner, Sponsoren und Teilnehmer miteinander zu verbinden. Hierbei können es herkömmliche Event Apps sein, die viele Elemente aus dem Veranstaltungsprozess abdecken. Es können aber auch mal Tools sein, die gezielt auf die Verbindung von Partnern und Sponsoren mit den Teilnehmern abzielen. eventbaxx ist ein digitaler Goodie Bag, der dem Partner und Sponsor Deiner Veranstaltung die Möglichkeit bietet deren Inhalte auf digitalem Weg mit dem Teilnehmer zu teilen.


Vorteile eventbaxx
Vorteile eventbaxx

Wird die richtige Zielgruppe, zu dem richtigen Zeitpunkt, bei einer hohen Relevanz des Produktes mit entsprechendem Content bespielt, ist die Wahrscheinlichkeit einer Conversion um 20% höher als bei einem gewöhnlichen Newsletter.

Das Sponsoren Management ist keine einfache Aufgabe. Es müssen sehr viele Faktoren beachtet werden und alle Beteiligten berücksichtigt werden.