Digitalisierung von Konferenzen

Relevanz der Digitalisierung in der Event-Branche

''Geh mit der Zeit oder du wirst mit der Zeit gehen''

Neue Trends auf dem Markt sind etwas, das jeder erfolgreiche Manager im Auge behalten muss, um nicht von Mitbewerbern überholt zu werden. Die Digitalisierung ist heutzutage in fast jeder Branche ein heikles Thema und selbstverständlich bildet der Eventbereich hier keine Ausnahme. Nicht nur, dass 75% der Veranstalter bereits digitale Eventlösungen einsetzen, eine Mehrheit von 81% der Teilnehmer erwartet dies auch (Xing Events 2016, Online-Quelle). Während einige Branchen durch die Digitalisierung ersetzt werden, brauchst Du dir als Eventmanager keine Sorgen um Deinen Job zu machen. Die Digitalisierung ist keine Gefahr für die Veranstaltungsbranche, sondern stellt eher eine Chance dar - wenn sie richtig umgesetzt wird.


Veranstalter, die digitale Lösungen nutzen (Xing 2016)

Anteil von Veranstaltern, die bereits digitale Lösungen verwenden
Anteil von Veranstaltern, die bereits digitale Lösungen verwenden

Während die Relevanz des Themas weiter steigt, haben Studien gezeigt, dass die Mehrheit der Teilnehmer eher eine Veranstaltung besuchen, die digitale Dienste anbietet, als eine, die dies nicht tut. Besonders vereinfachte Prozesse wie z.B. Online-Ticketing sind etwas, auf das die Besucher der Veranstaltung nicht verzichten wollen (Xing Events 2016, Online-Quelle). Um mit den Wünschen Deiner Teilnehmer Schritt zu halten, ist es wichtig zu wissen, welche Vorteile die Digitalisierung Deiner Veranstaltung bringen kann.

Vorteile der Digitalisierung

Es gibt mehrere Vorteile, die Dein Unternehmen aus digitalen Eventlösungen ziehen kann. Erstens kann es Dir dabei helfen, zusätzliche Teilnehmer zu generieren. Wenn Du Deine Veranstaltung online bekannt machst, werden mehr Menschen auf sie aufmerksam und nehmen möglicherweise daran teil. Darüber hinaus kannst Du Tickets viel einfacher und schneller verkaufen, indem Du einen E-Ticket-Shop nutzt. Die Teilnehmer müssen so keine Geschäfte besuchen, sondern können einfach online ihre Tickets bestellen. Außerdem können sie mittlerweile sogar ihre Tickets zu Hause ausdrucken, anstatt für Versandkosten zu bezahlen. Digitale Ticketscanner am Eingang können den Einlass vereinfachen und deutlich beschleunigen. Darüber hinaus können digitale Event-Apps Dir dabei helfen, die Kommunikation mit und zwischen Deinen Teilnehmern vor Ort zu verbessern. Abgesehen davon, dass Du wichtige Informationen (wie z.B. Änderungen in den Zeitplänen) über Push-Meldungen austauschen kannst, kannst Du Deinen Besuchern auch eine Plattform bieten, um sich miteinander zu verbinden. Neben all diesen Vorteilen während der Veranstaltung wirst Du auch nach der Veranstaltung von einem verbesserten Besuchererlebnis profitieren. Zufriedene Besucher werden nicht nur an Deine Veranstaltung gebunden und kommen wieder, sondern werden die Konferenz wahrscheinlich auch ihren Kollegen und Freunden weiterempfehlen.


Vorteile für Veranstalter (Xing 2016)

Vorteile der Digitalisierung für Veranstalter
Vorteile der Digitalisierung für Veranstalter

Vor- und Nachteile der Digitalisierung der Event-Branche

Wie bereits beschrieben, gibt es mehrere Vorteile, die die Digitalisierung Deiner Veranstaltung bringen kann. Jedoch gibt es wie so oft zwei Seiten der Medaille und die Digitalisierung hat nicht nur positive Aspekte. Dennoch übertreffen die Vorteile die Nachtteile deutlich.

Vorteile:

Nachteile:

''Die Möglichkeiten, die digitale Lösungen bieten, sind deutlich größer als die Herausforderungen für Veranstalter und Teilnehmer.''

Wie kann Digitalisierung beim Schutz der Umwelt helfen?

Wenn es um die positiven Aspekte der Digitalisierung geht, führt kein Weg an ihrem Einfluss auf die Umwelt vorbei. Viele digitale Lösungen bieten Alternativen zu Plastiktüten, Flyern und Printmaterialien oder ersetzen diese komplett. So kann ein großer Schritt in eine grünere Zukunft getan werden, indem auf Papier, Kunststoff und andere umweltschädigende Ressourcen verzichtet wird. Durch das Verzichten auf nur ein Blatt Papier können bis zu 4 Liter Wasser eingespart werden. Versuch Dir vorzustellen, wie das bei einer großen Konferenz mit Tausenden von Flyern und Postern, die meistens im Papierkorb landen, einen Unterschied machen kann. Ebenso kann die Digitalisierung ein wichtiger Schritt zur Verbesserung des Images einer Veranstaltung sein. Gerade Veranstaltungen, die sich mit Themen der Nachhaltigkeit beschäftigen, können sich nicht erlauben, ihrem Motto zu widersprechen, indem sie umweltfreundlichere Alternativen vernachlässigen.

Straße im Wald

Digitalisierungsstrategie bei Konferenzen

Eines muss jedoch klar sein: die Digitalisierung Deiner Konferenz erfolgt nicht von heute auf morgen. Es braucht viel Zeit, um solche Entscheidungen zu planen, zu bewerten und umzusetzen. Und selbst wenn Du von einer Innovation überzeugt bist, bedeutet das nicht, dass es der Rest Deines Teams auch ist. Andere zu überzeugen - vor allem alteingesessene Mitarbeiter, die für Veränderungen nicht offen sind - kann die anstrengendste Aufgabe sein. Stelle daher sicher, dass Du die Vorteile, die Du für Dein Unternehmen, die Veranstaltung selbst und ihre Besucher siehst, authentisch demonstrierst, um Deinen Kollegen zu zeigen, warum Deine Idee eine Investition wert sein könnte. Aber auch wenn es einige Zeit dauern kann, lohnt sich das Warten.

Wie Du Deine Konferenz Schritt für Schritt digitalisierst

In einem ersten Schritt ist es wichtig, die Prozesse zu überwachen, mit denen Du oder Deine Besucher derzeit nicht zufrieden sind. Das kann z.B. die Komplexität des Ticketkaufs sein, eine ewige Schlange am Eingang oder irrelevante Goodie Bags, die Minuten nach der Ausgabe im Papierkorb landen.

Nachdem Du festgestellt hast, wo sich der Schmerzpunkt befindet, musst Du einige Nachforschungen über die möglichen Lösungen anstellen, die auf dem Markt verfügbar sind. Hilfreiche Ressourcen sind hierbei Expertenblogs wie Eventbrite oder der Event Manager Blog.

Nun, da Du Dir der Lösungen auf dem Markt bewusst bist, solltest Du sicher sein, zwischen den Alternativen zu unterscheiden. Gerade wenn es eine kostenlose Testphase gibt, solltest Du auf jeden Fall mehr als einen Anbieter ausprobieren, um die beste Lösung für Deine Konferenz zu finden. Es kann einige Zeit dauern, bis sich Dein Publikum an die Änderungen gewöhnt hat, also informiere es und bewerbe die damit verbundenen Vorteile. Sobald deine Teilnehmer aktiv von der Umsetzung profitieren, werden sie die Vorteile kennen und schätzen lernen.

Digitalisiere Deinen Goodie Bag

Betrachten wir einen dieser Prozesse im Detail. Viele Konferenzen geben noch immer physische Goodie Bags mit Flyern, Rabatten und Produktmustern heraus. Die Teilnehmer müssen diese Taschen während der gesamten Konferenz mit sich herumtragen, was dazu führt, dass mehr als 80% im Müll landen. Einerseits ist dies eine Geldverschwendung für die Organisatoren und Sponsoren, die keine Möglichkeit haben zu kontrollieren, ob ihre Inhalte bei den Teilnehmern angekommen sind oder nicht. Andererseits wird die Umwelt durch den Abfall von Papier und Plastik belastet, der für die Herstellung dieser Goodie Bags verwendet wird.

Durch die Digitalisierung dieses Prozesses mit innovativen Lösungen wie eventbaxx können alle Beteiligten profitieren. Die Inhalte des Sponsors können auf einer Microsite angezeigt und mit den Teilnehmern geteilt werden. Auf diese Weise müssen keine Materialien gedruckt werden und jede Interaktion mit dem Inhalt kann analysiert werden, um einen klaren ROI zu erzielen. Die Teilnehmer profitieren von exklusiven Informationen, Werbegeschenken vor Ort und Rabatten auf einer ansprechenden Plattform, ohne eine Tasche mit sich herumtragen zu müssen.

Digital goodie bag solution eventbaxx
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